Egy be nem tartott foglalás nem csupán bosszúság – komoly bevételkiesést jelent.
Képzeld el: van egy szabad órád, amit lefoglaltak hozzád, de az ügyfél nem jelenik meg, és nem is szól előre. Ez nem ritka eset – ez a vállalkozások mindennapos valósága.
Egyetlen elfelejtett időpont valóban apróságnak tűnik. De ha megnézzük a számokat, egészen más képet kapunk.
Egy átlagos szépségszalonban, masszőrnél vagy fogorvosi rendelőben a be nem tartott foglalások aránya 10–30% között mozog. Ez azt jelenti, hogy minden tizedik–harmadik időpont „elvész" – anélkül, hogy a szolgáltató bármit is tehetne vele.
* Saját adatokra számítva az összeg jóval magasabb is lehet
Az anyagi kár mellett van egy másik, kevésbé számszerűsíthető veszteség is: az idő. Egy üres időpontban nem tudsz mást beállítani, ha az ügyfél nem szólt előre. Eltelik a nap, és az az óra örökre elveszett – sem visszaszerezni, sem eladni nem lehet.
Ehhez jön még a frusztráció, a felesleges készenlét és az a szellemi energia, amit arra fordítasz, hogy utánanézz, mi történt az ügyféllel. Ha ez rendszeresen ismétlődik, kiégéshez is vezethet.
Mielőtt az ügyfeleinket hibáztatnánk, érdemes megérteni a jelenség hátterét. A kutatások szerint az esetek túlnyomó többségében nem szándékos az elmaradás – az emberek egyszerűen elfelejtik.
Elfoglalt mindennapok: az emberek hetente számos dolgot szerveznek, könnyen kiesik valami a fejükből.
Régi foglalás: ha az időpont több héttel korábban lett rögzítve, az emlékezet megbízhatatlan.
Nincs emlékeztető: ha a foglalásról nem kap értesítést, az ügyfél könnyen megfeledkezhet róla.
Kényelmetlenség az lemondásban: ha nehézkes a foglalás módosítása, az ügyfél inkább nem jelenik meg ahelyett, hogy törölne.
A leghatékonyabb és legolcsóbb megelőzési módszer az automatikus emlékeztető email küldése. Tanulmányok szerint az emlékeztetők 38–80%-kal csökkentik a be nem tartott időpontok számát, attól függően, hogy mikor és hogyan küldik azokat.
A leghatásosabb az időpont előtt 24 órával küldött emlékeztető – elég közel az eseményhez ahhoz, hogy az ügyfél fejében friss maradjon, de még elég időt hagy a lemondásra is, ha mégis szükséges.
Ez az átlagos példánkra vetítve ~2,5 millió Ft megtakarítást jelent évente.
Azonnal küldj visszaigazoló emailt, amely tartalmazza az időpontot, a helyszínt és egy közvetlen lemondási lehetőséget. Ezzel az ügyfél naptárába kerül az esemény.
Ha az ügyfél könnyen tud lemondani, nagyobb eséllyel fogja meg is tenni. Egy megüresedő helyre azonnal új ügyfelet hívhatsz, ahelyett hogy „lógna" az idő.
Ha valaki lemondja az időpontját, egy automatikus rendszer értesítheti a várólistán lévőket. Így a megüresedő hely szinte azonnal feltölthető, a bevételkiesés minimális marad.
Sokan azt gondolják, hogy az automatizált időpontkezelés drága vagy bonyolult. A valóság az, hogy ma már kis vállalkozások is hozzáférnek egyszerűen kezelhető, megfizethető megoldásokhoz.
Gondolj bele: ha egy rendszer havi néhány ezer forint helyett akár 200 000 Ft kiesést is megakadályoz havonta, akkor nem kiadásról, hanem befektetésről van szó – amelynek megtérülése szinte azonnali.
Szeretnéd automatizálni az emlékeztetőket és csökkenteni a kieséseidet?
Automatizálja az emlékeztetőket – 7 nap ingyen